Centres d'affectation

Présentation des centres d'affectation

A quoi servent les centres d’affectation ? 

Les Centres d’affectation sont des entités de regroupement d’actifs et de coûts.

A chaque Centre seront affectés des véhicules, des conducteurs, des cartes de paiement/services et tous leurs coûts associés.

L’utilité est double :

• Analytique : l’analyse des coûts et du TCO pourra être faite automatiquement par Centre.
• Fonctionnelle : dans toute l’application, vous pourrez faire des sélections par Centre d’affectation pour vos tris et filtres.

Que trouve t-on dans un centre d’affectation ? 

Il y a 4 sections dans la création d’un centre d’affectation que nous détaillerons dans les pages suivantes :

1. La création de l’ARBORESCENCE   de votre ORGANISATION

2. L’AFFECTATION DES VEHICULES dans les Centres

3. L’AFFECTATION DES CONDUCTEURS dans les Centres

4. L’AFFECTATION DES CARTES dans les Centres

Créer et organiser des centres d’affectation

Organisez et créez autant de centres que vous souhaitez selon votre organisation interne. 

Il existe deux types de Centre d’affectation :

• Un centre «analytique» de regroupement d’actifs
• Un centre «facturable» : il s’agit d’une entité juridique (ex société distincte) qui peut porter des factures. Il se distingue en renseignant le SIREN.

1. Placez votre curseur sur «Mes centres d’affectation» et cliquez sur NOUVEAU pour créer un centre. Cliquez encore sur NOUVEAU et vous créerez un sous-centre, etc.

Inutile d’enregistrer, l’action est automatiquement enregistrée.

2. Saisissez un nom pour ce centre et remplissez les coordonnées et informations.

3. Les mails renseignés dans ce champ recevront les alertes liées à ce Centre. Séparez les adresses par des ‘, ‘.

4. N’oubliez pas d’ENREGISTRER.

5. Lorsque vous SUPPRIMEZ un Centre qui contient des Sous-centres. Seul le Centre est supprimé ; les sous-centres demeurent et remontent d’un niveau hiérarchique (ex : un Sous-centre devient un Centre, etc).

= Centre contenant d’autres Sous-Centres

= Centre de dernier niveau

Modifier les véhicules d'un centre d'affection

Ajouter un ou des véhicule(s) dans un centre

1. Sélectionnez le centre concerné (en surbrillance)

2. Dans la colonne de gauche (Tous véhicules) : cochez les cases des véhicules concernés et cliquez sur le bouton ‘AJOUTER’ ou cliquez sur les flèches bleues des véhicules concernés.

3. Les véhicules passeront de la colonne de gauche à la colonne de droite dans le centre concerné.

4. Inutile de valider ou d’enregistrer, l’action est immédiate.

Retirer un ou des véhicule(s) d’un centre

1. Sélectionnez le centre concerné (en surbrillance)

2. Dans la colonne de droite (centre concerné) : cochez les cases des véhicules concernés et cliquez sur le bouton ‘SUPPRIMER’ ou cliquez sur les croix rouges des véhicules concernés.

3. Les véhicules passeront de la colonne de droite à la colonne de gauche (Tous véhicules).

4. Inutile de valider ou d’enregistrer, l’action est immédiate.

Modifier les conducteurs d'un centre d'affection

Ajouter un ou des conducteur(s) dans un centre

1. Sélectionnez le centre concerné (en surbrillance)

2. Dans la colonne de gauche (Conducteurs restants) : cochez les cases des conducteurs concernés et cliquez sur le bouton ‘AJOUTER’ ou cliquez sur les flèches bleues des conducteurs concernés.

3. Les conducteurs passeront de la colonne de gauche à la colonne de droite dans le centre concerné.

4. Inutile de valider ou d’enregistrer, l’action est immédiate.

Retirer un ou des conducteur(s) d’un centre

1.Sélectionnez le centre concerné (en surbrillance)

2.Dans la colonne de droite (groupe concerné) : cochez les cases des conducteurs concernés et cliquez sur le bouton ‘SUPPRIMER’ ou cliquez sur les croix rouges des conducteurs concernés.

3.Les conducteurs passeront de la colonne de droite à la colonne de gauche (Conducteurs restants).

4.Inutile de valider ou d’enregistrer, l’action est immédiate.

Modifier les cartes de paiement ou de service d'un centre d'affection

Ajouter une ou des carte(s) dans un centre

1. Sélectionnez le centre concerné (en surbrillance)

2. Dans la colonne de gauche (Conducteurs restants) : cochez les cases des cartes concernées et cliquez sur le bouton ‘AJOUTER’ ou cliquez sur les flèches bleues des cartes concernées.

3. Les cartes passeront de la colonne de gauche à la colonne de droite dans le centre concerné.

4. Inutile de valider ou d’enregistrer, l’action est immédiate.

Retirer une ou des carte(s) d’un centre

1. Sélectionnez la carte concernée (en surbrillance)

2. Dans la colonne de droite (centre concerné) : cochez les cases des cartes concernées et cliquez sur le bouton ‘SUPPRIMER’ ou cliquez sur les croix rouges des cartes concernées.

3. Les cartes passeront de la colonne de droite à la colonne de gauche (Toutes cartes).

4. Inutile de valider ou d’enregistrer, l’action est immédiate.

Fusionner les types de groupes

Cette option vous permet de regrouper sous un seul et même groupe les trois notions de groupes de véhicules de la plateforme : les centres d'affectation, les groupes de géolocalisation et les pools d'autopartage.

Une fois l'activation du switch, une pop-up de confirmation s’ouvre et explique clairement ce qu’il va se passer lors de la fusion :

Lorsque vous aurez confirmé votre choix de fusion, alors :

• Les arborescences créées côté groupes de géolocalisation et pools d’autopartage sont supprimées (et ne seront pas sauvegardées, l’opération est donc définitive),
• Les véhicules qui étaient affectées à ces groupes et pools ne le sont donc plus,
• L’arborescence des centres d’affectations est copiée pour les groupes de géolocalisation et les pools d’autopartage. Nous avons donc 3 arborescences identiques,
• Les véhicules qui sont affectés à un centre d’affectation X sont automatiquement affectés au groupe de géolocalisation X et au pool d’autopartage X,
• Il n’est plus possible de modifier les arborescences des pools d’autopartage et des groupes de géolocalisation (suppression des boutons « Nouveau » et « Supprimer », et le champ « Nom » devient en lecture seule), tout se fait côté centre d’affectation,
• Il n’est plus possible d’affecter/désaffecter un véhicule à un groupe de géolocalisation ou à un pool d’autopartage (suppression des petites flèches bleues et des croix rouges sur les pages de paramétrages, et champs en lecture seule dans l’onglet « Paramètres » de la fiche véhicule), tout se fait côté centre d’affectation. Dès qu’un véhicule sera affecté à un centre d’affectation, il sera automatiquement au groupe et au pool portant le même nom,