Atribuição dos veículos

Atribuição de um veículo a um condutor

Porquê atribuir um veículo a um condutor?

A atribuição de um veículo a um condutor facilita e torna mais rigorosa a gestão operacional e financeira da sua frota e o funcionamento da sua empresa.
Além disso, torna a aplicação mais fácil de utilizar e mais exacta:

• Associação sistemática do condutor ao veículo nos ecrãs da aplicação
• Visualização do nome do condutor nas listas suspensas da aplicação e nos relatórios...
• Identificação do condutor em caso de infracções rodoviárias
• Atribuição de custos relacionados com o veículo
• Comunicação integrada da aplicação com o condutor do veículo

É altamente recomendável quando um veículo é conduzido essencialmente pelo mesmo condutor, nomeadamente nos seguintes casos

• Veículo da empresa atribuído a uma pessoa
• Veículo de serviço atribuído a uma pessoa

Existem duas formas de o fazer:

1. Atribuição simplificada
2. Atribuição através da página de atribuição

1. Atribuição simplificada

Em primeiro lugar, é importante notar que a atribuição simplificada só está disponível no registo mestre do veículo.
Abra o registo mestre do veículo.
Clique em “Veículo não atribuído” e aparecerá uma janela pop-up que lhe oferece a opção de o atribuir a um condutor.

Se clicar em NÃO = a mensagem fecha-se, não volta a abrir-se e o ícone torna-se clicável, permitindo-lhe atribuí-lo mais tarde.

Se clicar em SIM = abre-se uma nova janela de pop-up que lhe oferece a escolha de um condutor de uma lista (se já tiver sido criado) ou a criação de um novo condutor.

Existem dois passos rápidos:

1) Atribuir um veículo a um condutor

• Selecionar um condutor

          Este passo é utilizado para selecionar um condutor já existente na base de dados utilizando a lista pendente.
OU

• Criar um condutor

          Permite-lhe criar um condutor, introduzindo o seu nome e apelido, e adicioná-lo à base de dados.

2) Definir o período de afetação

Esta secção permite-lhe definir o período durante o qual o veículo será atribuído ao condutor, com uma data de início e de fim.
No exemplo abaixo, o período selecionado é de 17/09/2024 a 17/09/2034. O período predefinido é de 10 anos.
Lista pendente de opções de duração: clique no campo da data e selecione o período pretendido na lista pendente ou personalize o período.

Período personalizado: se nenhuma das durações predefinidas for adequada, pode selecionar esta opção para introduzir manualmente as datas de início e de fim (ver imagem 1).

Clique em APLICAR para confirmar o período seccionado.

Não se esqueça de GUARDAR para validar a afetação do condutor ao veículo durante o período indicado.

2. Atribuição através da página de atribuição

a - Afetaçãoa partir da tabela

1. Para aceder às atribuições, vá ao menu DEFINIÇÕES > Pessoal > Atribuição de veículos.

2. A tabela de atribuições é automaticamente apresentada, mostrando todos os veículos da sua frota e o estado das suas atribuições. Apenas os veículos atribuídos aparecem na tabela.

3. Uma atribuição está correta quando as caraterísticas do veículo estão completas (marca, modelo, número de matrícula) e o nome e apelido do condutor estão presentes.

4. Se o nome próprio e o apelido do condutor não aparecerem: o veículo está virtualmente atribuído, mas sem condutor designado.

b - Atribuição a partir do calendário

5. Clique aqui para ver as tarefas em formato de calendário.

Utilizando o calendário, tem 2 formas de aceder à janela de criação de tarefas:

1. Botão “Nova tarefa

2. Clicar na linha do veículo em causa

Abre-se a janela de atribuição, na qual se seleciona :

3. O período de atribuição
4. Pode escolher o(s) condutor(es)
5. Pode escolher o veículo. Este será automaticamente selecionado se tiver clicado na linha correspondente.
6. Não se esqueça de premir GUARDAR.
7. Se o condutor já estiver atribuído a outro veículo, é apresentada uma mensagem de erro. Terá de apagar a afetação deste condutor antes de o tornar disponível na lista.

8. A nova tarefa aparece então na lista e no calendário.

Eliminar ou modificar uma atribuição existente

Apagar uma missão

Há duas maneiras de apagar uma tarefa:
1. Selecione APAGAR na opção do pictograma:

2. Clicar na linha do veículo em causa e clicar em APAGAR na janela que acaba de se abrir:
A afetação deixa de aparecer na tabela ou na lista.

Modificar apenas as datas de uma missão

Abra a janela de edição e prima EDITAR.
Modificar a(s) data(s). Se houver uma sobreposição para este condutor, aparece uma mensagem de erro. Só poderá gravar a modificação quando as datas estiverem corretas.

Click on SAVE. The modified assignment appears in the table and the list.

Modificar o condutor de uma atribuição

Abra a janela de modificação clicando no pictograma e depois em MODIFICAR ou clicando na linha.
1. Clicar em “Nova atribuição de condutor” e selecionar o novo condutor. Se houver uma sobreposição para este condutor, aparece uma mensagem de erro. Só poderá guardar a modificação quando a disponibilidade de um condutor ou do veículo estiver correta.

2. GUARDAR
As 2 missões aparecem na tabela e na lista:

• a atribuição anterior modificada, que terminará na data em que começa a nova atribuição.
• A nova atribuição com o novo condutor.

Atribuição por chave de identificação/ crachá

Antes de utilizar as chaves de identificação, os números de série das chaves devem ser registados nos ficheiros dos empregados:

• Abrir o dossier do condutor
• Clicar no separador “Cartões e distintivos
• Introduzir o número de identificação gravado na chave: 12 caracteres
• Registar
• Proceder da mesma forma para todos os empregados

Auto-atribuição por um condutor

Esta funcionalidade permite que os condutores atribuam temporariamente um veículo a si próprios

Trata-se de uma alternativa à identificação física dos condutores (chave de Dallas ou cartão RFID).

Esta auto-atribuição é efectuada na aplicação móvel Optimum Connect para o condutor.

Se o cursor estiver definido para SIM, os condutores podem efetuar esta auto-atribuição na aplicação móvel.

Por defeito, o cursor está definido para NÃO.

A utilização desta funcionalidade é descrita aqui.